Política de Integridad
1. POLITICA ANTISOBORNO, ANTICORRUPCIÓN Y ANTILAVADO
En LABORATORIO LATINOAMERICANO DE HIDROCARBUROS, S.A.P.I. DE C.V. (LABLATAM), asumimos el compromiso de actuar con integridad, cumpliendo en todo momento con la legislación aplicable y guiándonos por principios éticos. Este compromiso fortalece nuestra identidad como personas y profesionales, y nos permite generar valor sostenible para nuestros clientes, proveedores, la comunidad y todos nuestros grupos de interés.
Las disposiciones establecidas en esta Política de Integridad son de cumplimiento obligatorio para todo el personal de LABLATAM, así como para terceros que actúen en representación de la organización. Estas normas reflejan nuestra cultura corporativa y son fundamentales para alcanzar nuestros objetivos institucionales de forma ética, responsable y transparente.
LABLATAM prohíbe categóricamente el soborno y la corrupción en todas sus relaciones comerciales y operativas. Esta prohibición aplica a todos nuestros colaboradores, clientes, proveedores y cualquier persona que participe directa o indirectamente en nuestras actividades administrativas, operativas o de cualquier otra naturaleza. Nos regimos bajo principios de debida diligencia en todos nuestros procesos y cumplimos estrictamente con las leyes vigentes en materia de anticorrupción, soborno y prevención de lavado de dinero, tanto en el ámbito nacional como internacional.
Está estrictamente prohibido ofrecer, prometer, autorizar, solicitar o aceptar cualquier tipo de soborno o dádiva con el propósito de obtener beneficios indebidos, influir en decisiones o asegurar ventajas ilegítimas en interacciones con entidades públicas o privadas. Ningún colaborador de LABLATAM, ni tercero que actúe bajo nuestro nombre, deberá involucrarse en este tipo de conductas en ninguna circunstancia.
1.1. REGALOS E INVITACIONES
En el desarrollo de nuestras relaciones comerciales es posible que, en ciertas ocasiones, se ofrezcan o reciban obsequios, regalos o invitaciones como parte de los usos y costumbres de negocio. Sin embargo, es fundamental que tales actos se lleven a cabo de manera transparente, respetando nuestras políticas internas y cumpliendo con la legislación aplicable. En LABLATAM, promovemos una cultura de integridad y, por ello, se desalienta cualquier acción que pueda interpretarse como un intento de influir indebidamente en una decisión profesional.
Con base en lo anterior, todo el personal deberá familiarizarse y actuar conforme a la política de obsequios, regalos e invitaciones, observando las siguientes directrices:
No se deben aceptar regalos que puedan comprometer, o aparentar comprometer, la independencia de juicio o la objetividad en la toma de decisiones.
Cualquier obsequio que no cumpla con los criterios establecidos deberá ser reportado de inmediato al superior jerárquico y al Oficial de Cumplimiento.
Son aceptables los regalos de cortesía en fechas conmemorativas, artículos de bajo valor o invitaciones que tengan un propósito comercial legítimo.
Se permite la aceptación de productos promocionales tales como agendas, plumas, USB, termos o papelería general, siempre que su valor individual no exceda los $1,000.00 MXN y que provengan de eventos, conferencias o actividades organizadas por LABLATAM o terceros autorizados.
Todo obsequio o invitación recibida deberá ser reportado al superior inmediato y al Oficial de Cumplimiento, incluso cuando por cortesía no sea posible rechazarlo o cuando se reciba por envío no solicitado.
Si se trata de regalos o invitaciones cuyo valor supere el monto permitido, el personal involucrado tiene la obligación de notificarlo de inmediato a su superior jerárquico, quien a su vez informará al Oficial de Cumplimiento para la evaluación y determinación correspondiente.
1.2. INTEGRIDAD, LEGALIDAD Y USO RESPONSABLE DE RECURSOS
1.2.1. Compromiso Ético y Legal
En LABLATAM, asumimos el compromiso de conducir nuestras acciones con integridad, actuando conforme a la ley y guiándonos por los más altos estándares éticos. Este compromiso fortalece nuestra dignidad como personas y nos permite generar valor sostenido para nuestros clientes, proveedores, colaboradores, la comunidad y todos nuestros grupos de interés.
Todas las disposiciones contenidas en esta Política de Integridad son de cumplimiento obligatorio para el personal de LABLATAM, así como para cualquier persona que actúe en nombre de la organización. Este marco normativo forma parte esencial de nuestra cultura corporativa y es un elemento clave para el logro de nuestros objetivos institucionales.
1.2.2. Prohibición del Soborno y la Corrupción
LABLATAM mantiene una política de cero tolerancia ante el soborno y la corrupción en todas sus actividades y relaciones comerciales, ya sea con clientes, proveedores o cualquier otro tercero. Esta prohibición aplica especialmente a todo colaborador que, en el ejercicio de sus funciones administrativas, operativas o de cualquier otra índole, pueda estar expuesto a situaciones de riesgo.
La organización aplica medidas de debida diligencia en sus procesos, asegurando el cumplimiento de las leyes nacionales e internacionales en materia de anticorrupción, lavado de dinero y responsabilidad corporativa. Ningún colaborador deberá ofrecer, prometer, solicitar o aceptar sobornos, directa o indirectamente, de instituciones públicas o privadas, subordinados o superiores jerárquicos.
1.2.3. Participación Política y Uso de Recursos
LABLATAM colabora con autoridades locales, estatales y federales en el marco de sus obligaciones regulatorias. En este contexto, cada colaborador tiene la libertad de apoyar causas políticas de manera personal, siempre y cuando lo haga fuera del ámbito laboral y sin involucrar a la empresa.
Está estrictamente prohibido utilizar recursos estructurales, financieros o materiales de LABLATAM para fines políticos o partidistas. Asimismo, ningún colaborador puede ejercer presión sobre otros para compartir una afiliación política o ideológica.
El Departamento de Control Interno y Cumplimiento, en conjunto con la Dirección Jurídica, serán los responsables de atender cualquier denuncia relacionada con el uso indebido de recursos de la empresa para fines políticos. Estas áreas actuarán con base en los principios de legalidad, equidad y proporcionalidad, resguardando la integridad institucional, la confianza de los empleados, la transparencia ante los socios comerciales y la reputación de la organización.
1.3. CONTRIBUCIONES POLÍTICAS
LABLATAM mantiene un firme compromiso con la integridad, la legalidad y la neutralidad política en todas sus operaciones y relaciones institucionales. En este sentido, se prohíbe expresamente cualquier contribución política que pueda representar un conflicto de interés, un acto de corrupción o una ventaja indebida.
1.3.1. Prohibición de aportaciones indebidas
LABLATAM y sus colaboradores, en el ejercicio de sus funciones, no podrán realizar aportaciones económicas, en especie o cualquier tipo de apoyo directo o indirecto a partidos políticos, campañas electorales, candidatos, asociaciones civiles con fines políticos o funcionarios públicos, utilizando recursos de la organización.
Esta prohibición incluye:
Donaciones o patrocinios con fines políticos financiados con recursos financieros o materiales de LABLATAM.
Uso de instalaciones, bienes, servicios, vehículos, herramientas, tecnología o personal de la empresa para actividades de naturaleza política.
Instrucciones, presiones o incentivos para que colaboradores participen en actividades políticas en nombre o con respaldo de LABLATAM.
1.3.2. Participación política personal
La empresa reconoce el derecho de sus colaboradores a participar en la vida política de manera individual y fuera del ámbito laboral. Sin embargo, toda participación deberá realizarse en tiempo personal, sin utilizar el nombre, los recursos ni la imagen de LABLATAM, asegurando en todo momento una clara separación entre los intereses personales y los de la organización.
1.3.3. Cumplimiento legal y transparencia
En caso de que las leyes aplicables permitan algún tipo de contribución política institucional (por ejemplo, en ciertos países bajo estricta regulación), esta solo podrá realizarse previa evaluación legal y autorización expresa de la Dirección General y del Oficial de Cumplimiento, documentando con total transparencia el propósito, destinatario y justificación de la contribución, en cumplimiento con las normativas anticorrupción, fiscales y de integridad vigentes.
1.3.4. Monitoreo y sanciones
El Oficial de Cumplimiento tendrá la responsabilidad de supervisar y asegurar que no existan conductas que violen esta política. Cualquier incumplimiento será considerado una falta grave y podrá ser objeto de medidas disciplinarias, administrativas e incluso legales, de acuerdo con la gravedad del caso.
1.4. DONATIVOS Y DONACIONES
En LABLATAM reconocemos nuestro compromiso con la responsabilidad social y el impacto positivo que podemos generar en las comunidades donde operamos. Por ello, se contempla la posibilidad de realizar donativos o donaciones a fundaciones u organizaciones sin fines de lucro, siempre que dichas acciones cumplan estrictamente con la normatividad vigente y los principios éticos de la empresa.
1.4.1. Lineamientos Generales
Los donativos y donaciones deberán ser autorizados previamente por la Dirección General, a través de la Dirección de Administración y Finanzas.
Las contribuciones podrán realizarse en efectivo, en especie o mediante el apoyo en necesidades estructurales de la organización beneficiaria.
Todas las aportaciones deberán registrarse formalmente y transparentarse públicamente, informando:
El nombre del beneficiario,
El monto o valor del donativo,
El motivo o causa apoyada.
1.4.2. Criterios para la Selección de Beneficiarios:
Los donativos y/o donaciones únicamente podrán dirigirse a organizaciones que:
Sean legalmente constituidas y reconocidas por la autoridad correspondiente.
Tengan objetivos claramente alineados con causas sociales, educativas, ambientales o de salud pública.
No representen conflictos de interés, reales o aparentes, con servidores públicos o personas que puedan influir en decisiones que favorezcan indebidamente a LABLATAM.
Cuenten con mecanismos de rendición de cuentas y transparencia financiera.
1.4.3. Prevención de Conflictos de Interés
Queda prohibido realizar donativos o donaciones que puedan ser interpretadas como un intento de influir en decisiones administrativas, gubernamentales o comerciales.
Si algún miembro de la organización recibe un beneficio personal derivado directa o indirectamente de un donativo otorgado, deberá reportarlo inmediatamente al Oficial de Cumplimiento.
La Dirección de Administración y Finanzas deberá informar a la Dirección General cada vez que se realice un donativo, documentando el cumplimiento de los criterios y la legalidad del acto.
1.5. COLABORACIÓN EN PROGRAMAS DE APOYO A LA COMUNIDAD Y MEDIO AMBIENTE
LABLATAM reconoce la importancia de contribuir activamente al desarrollo social y ambiental de las comunidades donde opera. Por ello, participará, de forma voluntaria o en cumplimiento de compromisos contractuales, en programas de apoyo a la comunidad y al medio ambiente promovidos por sus clientes, siempre que exista una relación comercial vigente.
Dichos programas deberán estar enfocados en atender problemáticas sociales o ambientales derivadas de actividades industriales y energéticas, y tener como objetivo la mejora de la calidad de vida de la población o la protección del entorno.
La colaboración de LABLATAM se regirá por los lineamientos establecidos en cada programa, asegurando en todo momento la transparencia, la legalidad y la alineación con los valores éticos de la organización.
1.6. PAGOS DE FACILITACIÓN O GESTIÓN
En LABLATAM, mantenemos una política de tolerancia cero ante cualquier forma de corrupción, ya sea directa o indirecta, sin importar si proviene de colaboradores, subcontratistas, intermediarios o cualquier otro socio comercial. Nuestros negocios deben conducirse siempre de manera justa, íntegra y transparente, en estricto cumplimiento con las leyes aplicables en materia de prevención de la corrupción y lavado de dinero.
Entendemos la corrupción, de forma enunciativa más no limitativa, como el ofrecimiento o aceptación de cualquier tipo de ventaja —incluyendo dinero, obsequios, donativos, condiciones especiales u otros beneficios— con el propósito de obtener un beneficio indebido para la organización, para terceros o para fines personales, abusando de una posición de confianza.
Todo el personal de la empresa debe:
Conducirse conforme a las políticas e instrucciones internas de LABLATAM.
Abstenerse completamente de ofrecer pagos de facilitación, sobornos, comisiones ilícitas o cualquier objeto de valor que pueda interpretarse como una ventaja indebida.
Rechazar cualquier pago a servidores públicos si no existe una base legal clara y justificada.
Consultar la política de obsequios para identificar lo que puede o no ser aceptado, y asegurarse de que cualquier transacción o interacción sea siempre transparente y documentada.
Informar de inmediato cualquier sospecha, solicitud o intento de soborno, ya sea interno o externo.
1.7. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS O RELEVANTES
La Dirección de Administración y Finanzas deberá informar oportunamente a la Dirección General y al Oficial de Cumplimiento sobre cualquier operación o actividad que resulte sospechosa o relevante, y que pudiera afectar de manera directa o indirecta los recursos financieros y administrativos de LABLATAM.
Se consideran:
Operación sospechosa: Es todaaquella realizada o que se pretenda realizar y que se identifica previamente como inusual; con base a un análisis y evaluación para determinar la ilicitud de la actividad provocando una alerta sobre la posible comisión de lavado de dinero o activos, determinada como delito por las leyes nacionales e internacionales.
Operación relevante: Aquella que, por su monto, frecuencia o características, se aparta de los parámetros normales de operación de la organización y, por tanto, amerita revisión especial.
En caso de detectarse una operación sospechosa, la Dirección Jurídica será responsable de notificar a las autoridades competentes, a fin de que se inicien los procedimientos administrativos y legales correspondientes. Esta acción deberá ser informada de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien llevará el seguimiento del caso conforme a los lineamientos internos y legales aplicables.
2. ALCANCE DE LA POLÍTICA
Las disposiciones contenidas en esta Política de Integridad aplican de manera obligatoria a:
Todos los directivos y colaboradores de LABLATAM, sin distinción de nivel jerárquico.
Proveedores, contratistas, prestadores de servicios y cualquier tercero que actúe en nombre de LABLATAM o en su beneficio.
Partes interesadas con las que se mantengan o pretendan establecer relaciones comerciales, estratégicas o institucionales.
El cumplimiento de esta política es una condición esencial para mantener relaciones con LABLATAM. Cualquier incumplimiento, ya sea por acción u omisión, será evaluado por la Alta Dirección y la Dirección Jurídica, quienes determinarán las medidas correctivas o sanciones correspondientes, las cuales podrán incluir desde la terminación de la relación laboral o contractual, hasta la notificación a las autoridades competentes, según la gravedad del caso.
Asimismo, el contenido de esta política forma parte integral del marco ético y legal que rige la conducta de todos los involucrados en la operación de LABLATAM, y su observancia es fundamental para proteger la reputación, integridad y sostenibilidad de la organización.
2.1. OBJETIVOS ANTISOBORNO, ANTICORRUPCIÓN Y ANTILAVADO DE DINERO Y ACTIVOS
Con el fin de garantizar la integridad de nuestras operaciones y cumplir con las normativas nacionales e internacionales en materia de ética empresarial, LABLATAM establece los siguientes objetivos en su compromiso contra el soborno, la corrupción y el lavado de dinero y activos:
Fomentar una cultura de integridad y cumplimiento en el 100% de los colaboradores de LABLATAM, con énfasis especial en las áreas financieras, operativas y legales, consideradas como más sensibles por la Alta Dirección. Para ello, se promoverán campañas de concientización, capacitaciones periódicas y difusión continua de los principios del Sistema de Gestión Antisoborno.
Implementar, mantener y revisar periódicamente controles efectivos que prevengan, detecten y mitiguen los riesgos relacionados con el soborno, la corrupción y el lavado de dinero o activos. Esto incluye la adopción de medidas correctivas y preventivas, así como la incorporación de nuevos mecanismos que fortalezcan el Sistema de Gestión Antisoborno, en alineación con estándares internacionales como la ISO 37001.
Asegurar la mejora continua del sistema de cumplimiento, mediante auditorías internas, análisis de riesgos, seguimiento de indicadores clave y retroalimentación por parte de las áreas responsables. Todo ello con el objetivo de garantizar un ambiente de negocio transparente, ético y libre de actos ilícitos.
3. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y CONTABLES
En LABLATAM reafirmamos nuestro compromiso con la transparencia, veracidad y cumplimiento normativo en todos nuestros registros y operaciones financieras y contables. Nuestra información financiera y no financiera será divulgada conforme a los requerimientos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
Para ello, se establecen los siguientes lineamientos:
Cumplimiento de Políticas y Controles Internos: Todo el personal deberá seguir de forma estricta los procedimientos financieros y contables definidos por la organización, asegurando que los procesos internos estén estructurados, sean eficientes y mitiguen riesgos de fraude o error.
Precisión y Confiabilidad de los Registros: La información registrada en nuestros libros y sistemas debe ser completa, exacta y verificable. Queda estrictamente prohibido realizar asientos falsos, inexactos, engañosos o sin sustento. Cualquier alteración intencionada será considerada un acto de fraude y sancionada conforme a las políticas internas y la legislación aplicable.
Cumplimiento de Normas Contables y Legales: Todos los registros contables deberán elaborarse de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados y las leyes aplicables en la materia. La integridad en los reportes contables es esencial para mantener la confianza de nuestros grupos de interés.
Colaboración en Auditorías:LABLATAM se compromete a facilitar las auditorías internas y externas, proporcionando acceso a los registros financieros y contables requeridos. La cooperación con los auditores es obligatoria y constituye una parte esencial del compromiso con la rendición de cuentas y la mejora continua.
4. REVISIÓN PERIÓDICA BASADA EN RIESGOS
LABLATAM implementa un enfoque de gestión de riesgos fundamentado en los principios de mejora continua y cumplimiento normativo, especialmente en materia de anticorrupción, antisoborno y prevención de lavado de dinero y activos.
La revisión de riesgos se llevará a cabo de forma anual o cuando existan cambios significativos en la operación o el entorno regulatorio, con el objetivo de asegurar la eficacia del Sistema de Cumplimiento y Control Interno.
Objetivos de la Revisión Basada en Riesgos:
1. Prevenir efectos no deseados que puedan comprometer la operación o el cumplimiento de las políticas relacionadas con:
Anticorrupción
Antisoborno
Lavado de dinero y activos
Obsequios y regalos
Prevención del fraude
Relación con subcontratistas e intermediarios, tanto del sector privado como del gubernamental.
2. Evaluar la eficacia y adecuación de los controles existentes, con base en la detección de vulnerabilidades o brechas, y proponer acciones correctivas o preventivas según sea necesario.
Este proceso será coordinado por el Oficial de Cumplimiento, en conjunto con la Dirección Jurídica y las áreas responsables de cada política, asegurando que los resultados se documenten y se integren a la estrategia de gestión de riesgos de la organización.
5. SUPERVISIÓN ADECUADA E INDEPENDIENTE
LABLATAM garantiza una supervisión efectiva e independiente del cumplimiento de sus políticas antisoborno, anticorrupción y de prevención de lavado de dinero y activos, mediante la designación formal de un Oficial de Cumplimiento por parte de la Dirección General.
El Oficial de Cumplimiento será responsable de:
Supervisar la correcta implementación de los controles y procedimientos establecidos.
Asesorar al personal sobre el cumplimiento de las políticas aplicables.
Monitorear el cumplimiento normativo y reportar hallazgos o riesgos relevantes.
Para asegurar la eficacia de su función, la Dirección General se compromete a:
Proveer los recursos necesarios para que el Oficial cuente con la formación, competencias técnicas y operativas requeridas.
Garantizar su autoridad e independencia, asegurando que no existan conflictos de interés en el desempeño de sus funciones.
Otorgarle acceso directo e irrestricto a la Dirección General, para reportar cualquier situación significativa relacionada con el cumplimiento de las políticas y controles internos.
Este esquema de supervisión permite fortalecer la cultura ética y de cumplimiento en toda la organización.
6. CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN
LABLATAM reconoce que la formación continua es clave para fortalecer la cultura de integridad, por lo que implementa un programa anual de capacitación y orientación en materia de antisoborno, anticorrupción y prevención de lavado de dinero y activos, dirigido a todo el personal, conforme a su rol y nivel de riesgo.
El programa es desarrollado y coordinado por el Departamento de Recursos Humanos, en conjunto con el Oficial de Cumplimiento, e incluye contenidos adaptados a cada área de la organización, contemplando de manera prioritaria a:
Dirección General
Dirección de Operaciones
Dirección Jurídica
Dirección de Administración y Finanzas
Dirección de Nuevos Proyectos
Gerencia de Operaciones
Representación Técnico-Administrativa
Gerencia de Finanzas
Y todo el personal incluido en el organigrama organizacional
Además de las sesiones formales, LABLATAM refuerza la capacitación a través de campañas de comunicación interna visuales que difunden las políticas, procedimientos y controles internos, así como sus objetivos, riesgos asociados, consecuencias del incumplimiento y beneficios de reportar cualquier conducta indebida.
Estas campañas buscan sensibilizar a todos los niveles jerárquicos, incluyendo a socios comerciales, sobre la importancia del cumplimiento del marco normativo interno y externo aplicable.
El Oficial de Cumplimiento actúa como punto de contacto para brindar asesoría y orientación continua, tanto al personal interno como a terceros externos, sobre la aplicación e interpretación de las políticas antisoborno, anticorrupción y antilavado de dinero.
6.1. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ANTISOBORNO
Con el fin de asegurar el cumplimiento efectivo de las políticas y controles en materia de anticorrupción, antisoborno y prevención de lavado de dinero, LABLATAM implementa un Programa de Capacitación Anticorrupción como parte del plan anual de formación.
Este programa contempla sesiones presenciales dirigidas a los colaboradores con alta y media exposición al riesgo de conflicto de interés, y capacitaciones virtuales para todo el personal clasificado en baja, media o alta exposición, de acuerdo con la naturaleza de sus funciones y el nivel de riesgo identificado por la organización.
La ejecución del programa está alineada con el Plan Anual de Capacitación y es responsabilidad conjunta del Oficial de Cumplimiento y el Departamento de Recursos Humanos.
7. INFORMES E INVESTIGACIONES INTERNAS
En LABLATAM fomentamos una cultura de transparencia, integridad y rendición de cuentas. Por ello, se pone a disposición de todos los colaboradores el canal confidencial de denuncias: canaldenuncia@laboratoriodehidrocarburos.com , a través del cual podrán reportar de buena fe y con base razonable cualquier intento o hecho consumado de soborno, corrupción, lavado de dinero o cualquier otra conducta que vulnere las políticas y controles internos.
7.1. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE
Todas las denuncias serán tratadas de forma estrictamente confidencial, resguardando la identidad del denunciante y de cualquier persona mencionada en el informe. Este compromiso está respaldado por los acuerdos de confidencialidad firmados por cada integrante de la organización.
LABLATAM prohíbe de forma absoluta cualquier forma de represalia contra quienes, de forma legítima y razonable, reporten posibles actos indebidos. Esta protección se extiende incluso cuando las investigaciones determinen que no existió una falta, siempre que la denuncia se haya presentado de buena fe.
7.2. CONTENIDO RECOMENDADO DE LA DENUNCIA
Para facilitar el análisis y atención de los reportes, se recomienda incluir, en la medida de lo posible, la siguiente información:
Nombre del presunto responsable.
Descripción detallada del hecho: modo, tiempo y lugar.
Evidencia documental (física y/o digital), si se cuenta con ella.
Nombre y puesto del denunciante (opcional, si desea mantenerse en el anonimato).
7.3. GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
El Oficial de Cumplimiento, con el apoyo del equipo designado por la Dirección General, será responsable de:
Administrar el buzón de denuncias.
Coordinar la atención, investigación y seguimiento de cada caso.
Emitir recomendaciones o acciones correctivas y preventivas según corresponda.
7.4. PROCESO DE INVESTIGACIÓN
7.4.1. Recepción y registro
Al recibir una denuncia, se asignará un folio único que será notificado al denunciante como referencia de seguimiento.
7.4.2. Validación preliminar
Se verificará que la denuncia contenga los elementos mínimos para su análisis.
7.4.3. Investigación
Una vez validada, se iniciará una investigación interna (y externa, si es necesario), sin restricciones jerárquicas, incluyendo entrevistas, revisiones documentales, análisis técnicos o periciales, entre otros medios.
7.4.4. Integración de expediente
Se elaborará un expediente completo que incluya:
La denuncia original.
Todas las actuaciones realizadas.
La tipificación de la conducta, en caso de existir ilícito.
Las acciones legales o administrativas recomendadas.
7.4.5. Informe a la Dirección General
Se remitirá un informe ejecutivo a la Dirección General para la toma de decisiones y la implementación de medidas correctivas o preventivas.
7.5. DIFUSIÓN DEL MECANISMO DE DENUNCIA
LABLATAM asegurará que todo el personal conozca y sepa utilizar el canal de denuncias mediante:
Capacitaciones periódicas.
Campañas visuales y comunicados institucionales.
Estas acciones buscan garantizar que los colaboradores comprendan su importancia, uso adecuado y los beneficios de reportar cualquier conducta contraria a los principios éticos y legales de la organización.
8. IMPLEMENTACIÓN Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS
La participación del personal en el fortalecimiento de una cultura de integridad es fundamental. Promover el análisis, el diálogo y la presentación de informes sobre conductas éticas permite identificar desviaciones, mejorar continuamente nuestras políticas y reforzar los controles internos en materia de anticorrupción, antisoborno y prevención del lavado de dinero.
Por lo anterior, en LABLATAM se alienta a todos los colaboradores a reportar cualquier inquietud, duda o posible violación relacionada con:
Códigos de conducta.
Políticas y controles internos.
Requisitos legales en materia de anticorrupción, antisoborno y antilavado.
Cualquier otro incumplimiento normativo o comportamiento indebido.
Estos reportes son una herramienta clave para mantener altos estándares de cumplimiento y ética en toda la organización.
El incumplimiento de estas políticas podrá derivar en acciones disciplinarias proporcionales a la falta cometida, que pueden incluir desde amonestaciones hasta la terminación de la relación laboral o contractual, sin perjuicio de las responsabilidades legales a que haya lugar.
9. RELACIONES CON TERCEROS
En LABLATAM reconocemos que las acciones de nuestros subcontratistas, intermediarios, proveedores y otros terceros impactan directamente en la reputación y la integridad de nuestra organización. Por ello, esperamos que todos ellos actúen conforme a nuestros valores, principios éticos y estándares de conducta.
Es indispensable que:
Todos los colaboradores conozcan y apliquen las políticas e instrucciones internas relacionadas con la selección, contratación y supervisión de subcontratistas e intermediarios.
Se garantice en todo momento la transparencia y legalidad en los mecanismos de pago, asegurando que estos sean razonables, proporcionales y acordes al valor real de los servicios prestados.
Se promueva activamente el Código de Conducta de Proveedores de LABLATAM, como parte del proceso de contratación y vinculación comercial.
Se solicite a todos los terceros relevantes que cuenten y apliquen sus propias políticas de integridad, ética y cumplimiento, que sean equivalentes o comparables a las de nuestra organización.
Asimismo, cualquier sospecha de conducta ilegal, indebida o contraria a estos principios debe ser reportada de inmediato a través de los canales establecidos.
10. COMPROMISO DE ALTO NIVEL “TONE AT THE TOP”
En LABLATAM, la Alta Dirección demuestra su liderazgo y compromiso inequívoco con la prevención del soborno, la corrupción y el lavado de dinero, a través de acciones concretas orientadas al fortalecimiento del sistema de cumplimiento y control ético de la organización.
Este compromiso se manifiesta en los siguientes puntos:
Establecimiento, implementación, mantenimiento y revisión continua de políticas, códigos de conducta y controles internos enfocados a prevenir riesgos de soborno, corrupción, contribuciones políticas indebidas y otras conductas ilícitas.
Asignación de los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para asegurar el funcionamiento eficaz de las políticas y sistemas de control antisoborno, anticorrupción y antilavado de dinero.
Comunicación clara, constante y efectiva de estos compromisos y políticas tanto al interior de la organización como a terceros, socios comerciales y demás partes interesadas.
Fomento de una cultura de integridad y cumplimiento, respaldando y dirigiendo a todo el personal para contribuir activamente a la eficacia del sistema de gestión antisoborno y al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Demostración del liderazgo proactivo en la prevención, detección y respuesta ante situaciones de soborno, en el ámbito de sus funciones y responsabilidades.
Promoción activa del uso de los canales de denuncia, garantizando que cualquier colaborador pueda reportar con seguridad y sin temor a represalias sospechas de soborno, corrupción o actividades fraudulentas.
Protección explícita al personal que, actuando con base en una creencia razonable, se niegue a participar en actividades indebidas o reporte posibles violaciones, incluso si ello conlleva un impacto comercial negativo para la organización (excepto cuando el colaborador haya participado en la violación).
Seguimiento estructurado mediante reportes periódicos del Oficial de Cumplimiento, respecto del funcionamiento del sistema de gestión antisoborno y de denuncias significativas o sistemáticas.
Como parte de este compromiso, la Alta Direccióndesigna al Oficial de Cumplimiento como responsable de asegurar la aplicación eficaz de estas políticas. Esta figura contará con plena independencia técnica, autoridad suficiente y acceso directo a la Dirección General, además del respaldo institucional necesario para el desempeño objetivo, imparcial y transparente de sus funciones.
11. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
LABLATAM establece que el Oficial de Cumplimiento, en coordinación con las áreas correspondientes, será responsable de identificar y gestionar las necesidades de creación, modificación o eliminación de políticas, controles y demás documentos relacionados con el Sistema de Gestión Antisoborno.
Estas necesidades podrán derivarse de:
Análisis de riesgos y funciones específicas de cada área.
Resultados de auditorías internas.
Identificación de no conformidades o desviaciones.
Implementación de acciones correctivas.
Revisiones por la Dirección General u otras instancias de control.
Además, cualquier colaborador de la organización podrá proponer mejoras, nuevas políticas o ajustes a los controles existentes. Estas propuestas deberán presentarse por escrito o por vía electrónica al Oficial de Cumplimiento, quien será el encargado de:
Revisar y validar la propuesta, asegurando su alineación con los requisitos legales, normativos y los objetivos del sistema de gestión.
Canalizarla a la Dirección General para su análisis y aprobación final.
Asegurar que toda modificación se realice conforme al procedimiento establecido de control de la información documentada, garantizando su trazabilidad, integridad, vigencia y adecuada difusión dentro de la organización.